受付タスク管理表は、スプレッドシートに依頼事項や受付状況を記載します
その２でも述べたように外部顧客（特に不特定多数の顧客）の依頼については、そのまま受付というわけにはいかない場合が多くあります。そうした場合は、依頼の背景や内容を吟味しながら、あるいはお客さんと会話しながら受付を許可するか決定していきます。
そのための管理シートとコミュニケーションができるものを用意します。そこに、記入し、許可されたものが下流のプロセスに流れていくようにします。
この機能は、大きいものではコールセンターがこれにあたりますし、その他、問い合わせ窓口、苦情相談等々様々な形がありますが、基本的には案件管理の仕組みは同じだと考えています。もし、すでにこうした機能を保有している場合はそれらを活用したらよいと思います。
ただし、ここでのポイントは単に受付担当だけで決めるのではなく、その場に決定権限のある管理担当の人も参加させていくことです。そうすることによりスムーズな意思決定ができるのです。
シートはスプレッドシート型（EXCELライク）のものを使用し、依頼における５W１Hやステータスなどをカラムに設定し、案件ごとに記入します。表はわかりやすいように２階層ぐらいに分けて管理したほうがよいでしょう。
登録された案件にメンバーがアクセスして、顧客との会話あるいは内部メンバーとの連絡・確認を行って受付の許可を行います。
作法その３のポイント
