中間書類には誰が何を参照して何を決めるかを書き、連続性のあるものにします

さて、中間書類には何を書いてどんなルールがあるのでしょうか。コンテのところでも書きましたように「何かを受付けて、何かを決めて、次に依頼する」というのが一枚の書類のなかに収まり、それらの連なりで業務プロセスを表現していくことがこの技法の大きな特徴です。

その書類に書くものは基本的には次のようなものになります。

　・決めるべきデータ
　・登場人物　・・・確定(書類作成）する人／アドバイスする人／確認する人／承認する人
　・連絡・調整先　・・・どこの部署の誰に連絡するか（と調整するか）
　・参照情報　・・・何を参照するのか、その情報名とどこにあるか
　・分岐　・・・分岐があったらそのタイプや行き先、判断条件
　･連携サービス　・・・連携するサービス名とやり取りする情報

次に大事なのは、連続性ということで、書類は依頼と受付で取り合うので前の書類の依頼内容が次の書類の受付内容と一致していることが必須です。

また、処理がひとつの書類で完結していることも大事で、単なる確認や連絡のような処理は対象とはならないということです。言い換えれば、書類の中でデータを確定していくということが書類を作成･発行することにあたります。従って、データを確定していない書類は作ってはいけません。そうした確認や連絡などのアクションは書類の中の会話などで表現されます。

作法その８のポイント

・書類に書くものは、決めるべきデータ／登場人物／連絡・調整先／参照情報／分岐・連携サービス
・前の書類の依頼内容が次の書類の受付内容と一致していること
・処理がひとつの書類で完結していること