前回、ミクロワークフローとマクロワークフローの組み合わせがこれからの業務システムに必要になると書いた。これは実際にはミクロワークフローはCMS(Contents Management System)でマクロワークフローはBPMS(Business Process Manegement Suite) を使います。ではこの仕組みはどんないいことがあるのでしょうか。前回も触れているのでもう少し具体的な話をしたいと思います。

ずばり、業務の品質と時間（生産性）を向上させます。これらを少し詳しくみていきます。業務の品質とは一体どういうことでしょうか。

業務の品質というのは「意思決定のレベル」だと思っています。何も調査もせずに、あるいは誰にも相談しないで決めたものと、よく吟味して、いろいろな立場の人から意見をもらって決めた事はその品質は違ってきます。

従って、そうした参照情報へのアクセスやアドバスしてくれるメンバーが揃っている“場”が必要になるのです。こうした“場”はCMSで提供されます。ただし必ずしもCMSでなければいけないということではありません。要は、情報共有空間で集合知を活用して、そこで何かを決めて承認できるということであれば、SNSのようなものでもかまわいませんし、他のWebアプリケーションでもかまいません。

こうすると副次的効果としても、たとえば技術の継承みたいなことも可能になってきます。ノウハウを持った人がその場に参画し、若い人がやっている仕事をみて、必要に応じてアドバイスするという流れにすれば、そのコメントそのものがアーカイブされ、貴重な教育資料になるのです。またコンプライアンス上でも相互監視の仕事になりますから、不正なアクションはおこせなくなります。

一方、時間という面では、意思決定がスピーディになるということです。なぜかというと、情報共有の場では関連部署のメンバーやアドバイザー、承認者も最初からそこに参加することで、意思決定していく過程を見ているので、例えば承認伺いが来たときには素早く判断がつくというわけです。

これまでだと、紙で決済伺いが来て、それを見た上長はいきさつがわからないのでその経緯を説明しろとなる。言われた人間も自分が書いたものでないからまた部下にヒアリングするなんてことがおきていやしないだろうか。

また、BPMSではプロセスの進行をモニタリングしていますから、どこかのアクティビティで停滞が起きたりするとアラートを発するので、業務の進行を促してくれます。これも業務スピードを向上させてくれる仕掛けなのです。

おわかりのように仕事をオープンにしてそこにみんなを参加させて仕事をするということは、生産性と業務品質を向上させるのです。