いよいよプロセスパターンの検討に入っていきます。業務プロセスをパターン化して、その基本的な構造をテンプレート化できなかということです。

しかし、いきなりそこには入れませんので、オーソドックスにボトムアップでプロセスを設計してみましょう。といっても、この普通に設計するのも意外に難しいのではないでしょうか。どこまで粗く、どこまで細かく表現したらいいのだろうかが悩むところです。

そこをちゃんとガイドしてくれるものが要るように思います。ただ、きっちりと杓子定規的に決められるものでもありませんから、だいたいこんな風にすればできるといった”お作法”になります。

前回までに、プロセスは意思決定の連なりであるということを言ってきました。ですから、その意思決定のためのアクティビティを抽出していけばいいのですが、それだと少し抽象的なので、ここでは、アクティビティーシートで中味を定義して並べていくというやり方にします。

ですから、シートはわかりやすいように書類名、例えば、「見積依頼書」とか「納期確定書」といった名前がいいでしょう。ただ、それでなくてはいけないということではありませんから、別の名前でもかまいませんが、どういう意思決定を行なったかがわかるようなネーミングにしてください。

まずは、大まかな手順をみてください。

１．プロセスの始点と終点を決めます
２．始点は「依頼を受付ける」ところから始まり、受付タスク管理表に依頼事項や受付状況を記載します
３．終点は最終的なシートで、登録や報告といったアクティビティになります
４．コンテ（業務・仕事のあらすじ）を作ります
５．最終シートの必須データ項目を依頼に対する答えとしてリストアップします
６．コンテに従って中間シートを並べていきますが、終点から遡ってデータを確定していくようにします
７．中間シートには誰が何を参照して何を決めるかを書き、それが途切れがない連続性のあるものにします
８．サポートシートに、参照情報としての業務ルール名やリソース情報、計画情報などとともに連携するデータベースやサービスもここに記述します

まだ、細かいところがありますが、主要な作法はこんなところになります。

大事なことは、繰り返して言っているように「シンプルで一貫化されたきれいなプロセス」を作ることにあります。この作法に従って設計すればそうした業務プロセスができるはずです。少なくとも、マクロワークフローレベルのプロセスはシンプルで論理的なものになります。

次回からは、個別に詳しく見ていくことにします。